Auditoría de FUNDAE: qué revisan y cómo preparar tu empresa

Que una empresa haya gestionado correctamente su formación bonificada no garantiza que esté preparada para una auditoría. La diferencia entre una inspección que se resuelve sin consecuencias y una que acaba en reintegro de bonificaciones está, en la mayoría de los casos, en la documentación. En 2026, con el endurecimiento del marco de control introducido por el Real Decreto 1189/2025, las exigencias documentales y de trazabilidad son más estrictas que nunca. Esta guía explica qué revisan, cómo prepararse y qué consecuencias tiene no estar en orden.

⚠️ Aviso legal: La información de este artículo tiene carácter informativo general y no sustituye al asesoramiento jurídico o laboral específico. Para situaciones concretas, consulta con un profesional especializado.

¿Qué es una auditoría o control de la formación bonificada?

Una auditoría o control de la formación bonificada es el proceso mediante el cual la administración verifica que las acciones formativas por las que una empresa ha aplicado bonificaciones se realizaron efectivamente, cumplieron los requisitos normativos y están debidamente documentadas.

El marco normativo que regula estos controles es la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, el Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, y desde 2026, el Real Decreto 1189/2025, de 26 de diciembre, que refuerza la trazabilidad, la identificación contable de los costes y el proceso de reclamación en caso de irregularidades. La documentación justificativa debe mantenerse a disposición de los órganos de control durante cuatro años desde la finalización del ejercicio, o el plazo superior que establezca la normativa comunitaria.

¿Quién puede iniciarla? (Inspección de Trabajo, FUNDAE, TGSS)

Los controles pueden ser iniciados por tres organismos distintos. FUNDAE realiza comprobaciones administrativas sobre la correcta tramitación y justificación de las bonificaciones, de forma aleatoria o ante indicios de irregularidad. Desde 2026, si detecta bonificaciones indebidamente aplicadas, las comunica directamente a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que es quien tiene potestad sancionadora y puede iniciar un acta de liquidación. La Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) puede actuar en los casos en que las irregularidades afectan a las cuotas de cotización, con capacidad para exigir devoluciones con recargos e intereses de demora.

Documentación que se revisa en un control de FUNDAE

El paquete documental que una empresa debe poder aportar ante un control abarca toda la trazabilidad de cada acción formativa bonificada. La ausencia de cualquiera de los documentos exigidos puede derivar en la obligación de devolver el importe bonificado.

Memoria económica y memoria de actividades

La memoria económica acredita que los costes declarados ante FUNDAE están correctamente registrados en la contabilidad de la empresa, identificados de forma separada como costes de formación bonificada. El Real Decreto 1189/2025 refuerza esta exigencia: los costes deben quedar expresamente identificados y coincidir con los importes comunicados a FUNDAE y con las facturas del proveedor.

La memoria de actividades describe la acción formativa realizada: denominación, objetivos, contenidos, metodología, duración, participantes y resultados de la evaluación. Es el documento que acredita que la formación respondía a una necesidad real de la empresa y que se impartió conforme al programa comunicado.

Control de asistencia y evaluación de los participantes

Los registros de asistencia son el documento más revisado en cualquier control. Para formación presencial, FUNDAE exige hojas físicas con fecha, horario de entrada y salida, firma manuscrita del alumno y del formador. Para teleformación, exige trazabilidad completa de la plataforma: tiempos de conexión por alumno, actividades completadas, evaluaciones realizadas y fechas de acceso. La digitalización de las hojas de firma sin conservar los originales es uno de los errores más frecuentes y puede llevar a la devolución íntegra de la bonificación.

Errores más frecuentes que detectan las auditorías

Los controles de FUNDAE detectan de forma recurrente los mismos tipos de incumplimiento. Conocerlos es la mejor forma de evitarlos:

• Documentación incompleta o inexistente. Según datos del SEPE, el 18% de las sanciones impuestas en 2026 derivan de documentación incompleta. Un expediente sin hojas de firma, sin facturas correctamente desglosadas o sin certificados de aprovechamiento es suficiente para invalidar toda la bonificación.
• Comunicación fuera de plazo. El inicio debe comunicarse con al menos 7 días naturales de antelación y la finalización en un máximo de 5 días hábiles desde la última sesión. Superar estos plazos puede invalidar la bonificación aunque la formación se haya realizado correctamente.
• Costes no identificados en contabilidad. Desde 2026, los costes de formación bonificada deben estar expresamente identificados en la contabilidad. Un gasto de formación registrado de forma genérica sin referencia a la acción bonificada es motivo de requerimiento.
• Formación obligatoria bonificada indebidamente. La formación exigida por convenio colectivo como condición de contratación no es bonificable. Bonificarla es un error que puede derivar en expediente sancionador.
• Formadores sin acreditación suficiente. El perfil y las titulaciones del formador deben estar documentados. Guardar el programa formativo sin incluir el currículum del formador es un error frecuente que invalida la justificación.

Checklist para preparar tu empresa ante una inspección

Fuente: Ley 30/2015, Real Decreto 694/2017 y Real Decreto 1189/2025. Los plazos son orientativos y pueden variar según el tipo y alcance del control.

Antes de que llegue cualquier requerimiento, conviene verificar que el archivo documental de cada acción formativa está completo y accesible. El criterio es simple: si la empresa no puede localizar en menos de 24 horas cualquier documento de cualquier acción formativa de los últimos cuatro años, hay un problema de archivo que debe resolverse antes de que lo detecte la administración.

Qué pasa si la auditoría detecta irregularidades

Las consecuencias dependen de la naturaleza y gravedad de las irregularidades detectadas:

• Reintegro de bonificaciones. Si se detectan bonificaciones indebidamente aplicadas, la empresa debe devolver el importe correspondiente más los intereses de demora calculados desde el momento del disfrute indebido, según establece el RD 1189/2025.
• Acta de liquidación de la Inspección de Trabajo. Cuando FUNDAE comunca las irregularidades a la Inspección, esta puede iniciar un procedimiento formal con acta de liquidación. La empresa pierde la fase previa de alegaciones ante el SEPE que existía en la normativa anterior.
• Sanciones adicionales. En casos de irregularidades graves o reiteradas, como simulación de formación no realizada, la empresa puede enfrentarse a sanciones tipificadas como infracción grave en el artículo 22.2 del RD 694/2017, con multas que pueden alcanzar los 6.250 euros por trabajador afectado.
• Inhabilitación para bonificar. En los casos más graves, la empresa puede quedar inhabilitada temporalmente para aplicar bonificaciones de formación.